ZeitScan HR
ZeitScan HR strukturiert und verbessert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern „draußen“ und der Personalabteilung, die SAP HCM benutzt.
ZeitScan HR nimmt Angaben über Zeitereignisse (Urlaub, Arztbesuch, Zulagen usw.) im Notes-Client oder im Browser entgegen und leitet diese nach strenger Prüfung an SAP HCM weiter. ZeitScan HR liest SAP HCM-Rückmeldungen ein und stellt diese dem Mitarbeiter zur Verfügung.
ZeitScan HR ist direkt gegen das SAP-Modul "ESS" (Employee Self Service) positioniert.
ZeitScan HR hat den mindestens gleichen Funktionsumfang wie das SAP-Modul, kostet jedoch deutlich weniger. Die ideale Alternative für alle Unternehmen, die SAP HCM und Notes/Domino im Einsatz haben.
Vorteile
Welche Probleme löst Zeitscan HR?
Zahlreiche Mitarbeiter mit Personalkompetenz geben Urlaube, Dienstreisen, Zulagen usw. ein, aber ein SAP HCM-Zugang nur für diesen Zweck ist viel zu mächtig und zu teuer.
Vielfach geschieht deshalb diese Kommunikation über Mail, Fax, Telefon, Excel-Listen. Fehler und Zeitverlust sind die Folge, und das verursacht erhebliche Kosten. ZeitScan HR vermeidet diese Kosten.
Mitarbeiter wollen ihren Resturlaub wissen oder möchten kontrollieren, wie sich ihr Gleitzeitstand zusammensetzt. Wenn keine einfache Einsichtnahme für jeden möglich ist, wird die Personalabteilung zum Callcenter, statt sich um ihre Aufgaben zu kümmern. Auch dies sind vermeidbare Kosten!
Welche Möglichkeiten bietet Zeitscan HR im Einzelnen?
- Erfassung regulärer Arbeitszeit über Terminal, Browser oder Notes-Client
- Erfassung von Sonderzeiten/Abwesenheiten über Notes-Client oder Browser
- Erfassung von Zuschlägen über Notes-Client oder Browser
- Genehmigungsworkflow
- Kontrolle fehlender Abmeldungen und offener Anforderungen in Notes-Client oder Browser
- Mehrarbeitsgenehmigungen
- Rückgabe von Fehlern aus dem SAP HCM
- Einlesen von Zeitnachweisen aus dem SAP HCM, Darstellung in Notes-Client oder Browser
- Stammdaten-Import aus dem SAP HCM
- Direkte Zuordnung von Zeiten zu Kostenstellen
- Kalenderdarstellung der Abwesenheiten zur Planung
- Anwesenheitsübersicht aller Mitarbeiter
Arbeits- und Sonderzeiterfassung
Arbeitszeiterfassung über Terminal, Browser oder HCL Notes.
In den meisten Fällen sind im Unternehmen Terminals zur Zeiterfassung von „Kommen + Gehen“ im Einsatz. Zeitscan HR kann diese Daten direkt aus der Terminalsoftware lesen oder aus SAP HCM übernehmen, wenn Terminals mit HR-Schnittstelle eingesetzt werden.
Wenn keine Terminals vorhanden sind, ist eine Anmeldung über den Browser oder im Notes-Client möglich. Eine teure (Ersatz-)Anschaffung kann vermieden werden!
Das erzeugte Dokument bietet in allen Fällen eine vollständige Übersicht über die erfassten Daten. Der Mitarbeiter selber, sein Zeitvorgesetzter und die Personalabteilung können sich auf einen Klick über jede Buchung informieren.
- Erfassung von Sonderzeiten
Sonderzeiten sind Ereignisse wie Urlaub, Arztbesuch, Berufsschule, Betriebsratstätigkeit usw.
Jeder Mitarbeiter kann solche Sonderzeiten für sich selbst anlegen. Diese werden erst ins SAP HR übertragen, wenn ein berechtigter Vorgesetzter sie elektronisch genehmigt hat. Natürlich kann auch der Vorgesetzte die Sonderzeiten direkt für seine Abteilung eingeben, z.B. bei Mitarbeitern ohne PC-Arbeitsplatz.
Die Erfassung geschieht in einer einfachen Notes-Maske oder per Browser im Intranet.
Ein „Zeitvorgesetzter“, z.B. ein Abteilungsleiter, sieht alle Sonderzeiten, die seine Mitarbeiter eingegeben haben. Sie werden für Ihn in einer Ansicht zusammengefasst und kann die Sonderzeit dort freigeben, ändern + freigeben oder ablehnen.
In jedem Fall werden die betroffenen Mitarbeiter per eMail informiert.
Die Liste der zur Verfügung stehenden Sonderzeiten ist für jedes Anwenderunternehmen frei konfigurierbar. Es lassen sich beliebige viele verschiedene Sonderzeiten anlegen.
Pro Sonderzeitenart können Überschneidungsprüfung, Höchstdauer, zugehörige SAP-Parameter und weitere Details angegeben werden.
- Erfassung von Zuschlägen
Die Erfassung von Zuschlägen sieht zur der Erfassung von Sonderzeiten sehr ähnlich. Ebenso gilt, dass jeder Mitarbeiter sich Zuschläge anlegen kann, diese aber vom Zeitvorgesetzten genehmigt werden müssen.
Auch die Liste der möglichen Zuschläge kann sich jedes Unternehmen beliebig konfigurieren.
Rechtevergabe und Workflow
Das Rechtesystem von ZeitScan HR
Für jeden Mitarbeiter wird hinterlegt, wer seine Zeiten sehen, bearbeiten und freigeben darf. Diese Werte werden aus dem SAP HCM eingelesen oder manuell eingegeben.
Zeitscan HR kennt hierbei ein dreistufiges Rechtemodell:
- Der „normale“ Mitarbeiter sieht seine Zeiten und kann nur für sich Sonderzeiten erfassen, die genehmigt werden müssen.
- Der Zeitvorgesetzte, typischerweise ein Abteilungsleiter oder Werksmeister, sieht seine Zeiten und die Zeiten der ihm zugeordneten Mitarbeiter. Er kann für sich und seine Mitarbeiter Sonderzeiten anlegen, die Sonderzeiten seiner Mitarbeiter freigeben, seine eigenen Sonderzeiten sind aber durch andere freizugeben.
- Der ZeitScan-Manager, typischerweise in der Personalabteilung angesiedelt, kann die Zeiten und Daten aller Mitarbeiter sehen. Er kann für alle Mitarbeiter Zeiten anlegen und freigeben.
Das Workflow- und Freigabeverfahren
Die Zeitvorgesetzten arbeiten vor allem mit ihren Kontrollansichten, in denen alle für sie relevanten Vorgänge kompakt zusammengefasst sind.
Dies sind:
- Zu genehmigende oder abzulehnende Sonderzeiten
- Zu genehmigende oder abzulehnende Zuschläge
- Vergessene Abmeldungen (Wenn Mitarbeiter vergessen haben sich abzumelden, werden sie via SAP HR oder via Zeitscan HR nach einer einstellbaren Zeit zwangsabgemeldet. Diese Zeitereignisse müssen manuell geschlossen werden)
- HR - Fehlermeldungen, (Typische Beispiele sind Anwesenheit an einem Tag, für den bereits eine Abwesenheit eingetragen ist, oder eine undokumentierte Abwesenheit. Diese Widersprüche müssen geklärt werden.)
Auf diese Weise erkennt der Abteilungsleiter/Werksmeister auf einen Blick, was im Bereich Zeiterfassung für ihn zu tun ist.
Überstundengenehmigung
Überstunden im Genehmigungspflichtigen Bereich sowie Kernzeitverletzungen, die laut Arbeitszeitmodell zur Kappung führen, werden aus SAP HCM importiert und in Zeitscan HR zur Genehmigung eingestellt. Der Zeitvorgesetzte kann die Mehrarbeit eines Monats ganz, teilweise oder gar nicht genehmigen und dann den genehmigten Teil zu SAP HCM zurückschicken.
Datenübernahme aus SAP HR
Der SAP-Zeitnachweis ist ein zentrales Element der Kommunikation zwischen Personalabteilung und Mitarbeiter.
Die hier enthaltenen Daten klären viele Fragen und sind vor allem (bei stundenbasierten Arbeitsverhältnissen) die Grundlage der Abrechnung. Zeitscan HR importiert die Zeitnachweise täglich und verschafft so jedem Mitarbeiter einen aktuellen Einblick in seinen Stand – ganz ohne Zutun der Personalabteilung.
Die Zahl von Rückfragen und Korrekturen nach der Gehaltsabrechnung wird drastisch reduziert!
Selbstverständlich werden alle relevanten Mitarbeiter-Daten aus dem SAP HCM eingelesen.
Dies sind unter anderem:
- Personalnummer
- Name
- Zeitvorgesetzte(r)
- Chip-Nummer bei Terminalerfassung
- Kostenstelle
- Gleitzeitstand
- Sollarbeitszeit
- Urlaubstage pro Jahr
- Resturlaub laufendes Jahr
Mitarbeiterspezifische Informationen können aber ebenfalls im Zeitscan HR nachgetragen werden. ZeitScan HR erlaubt das flexible Einbinden und Auswerten firmenspezifischer Mitarbeiter-Informationen!
Das Import-/Export-Schema von ZeitScan HR
Lizenzen
Gerne würden wir Ihnen eine Testversion von ZeitScan HR zur Verfügung stellen.
Jedoch ist dieses Produkt aufgrund der komplexen Verzahnung mit SAP HCM nicht „out-of-the-box“ lauffähig und ein einfacher Download daher nicht sinnvoll.
Angebot
Wir bieten Ihnen die Installation und das Standard-Customizing in Form eines Workshops an.
Weitere firmenspezifische Anforderungen lassen sich jederzeit während oder nach der Implementierung realisieren.
Fragen Sie uns!